Puuttuuko sinulta toimiva työnhallinnan järjestelmä? 5 yleistä hälytysmerkkiä

Loputtomien tehtävien ja tietojen hallinta voi tuntua kaoottiselta, stressaavalta ja jopa ahdistavalta. Onneksi tähän kaaokseen on olemassa ratkaisu: Parempien järjestelmien rakentaminen työn hallintaan.

Yrittäjänä sinulla on aina monta rautaa tulessa. Oli sitten kyse markkinoinnista, myynnistä, asiakasprojektien toimittamisesta tai vaikka laskutuksesta - kaikki yrityksesi asiat ovat viime kädessä sinun vastuullasi. 

Tässä artikkelissa käydään läpi 5 yleistä hälytysmerkkiä, joista voit päätellä onko sinun aika rakentaa toimiva työnhallinnan järjestelmä yrityksellesi.

1. Tehtäväsi ja projektisi ovat siellä sun täällä

Valitettavan usein törmää yrittäjiin, joiden tehtävät ja projektit ovat sikin sokin eri paikoissa: muistikirjoissa, Google Docseissa, sähköpostissa, lukuisissa eri sovelluksissa, post-it-lapuilla, päässä…Tämän vuoksi heillä on vaikeuksia tehdä töitä keskittyneesti, jatkuva kaaoksen ja paineen tunne sekä vaikeuksia päättää mitä priorisoida.

2. Joudut pitämään sataa asiaa mielessäsi

Kun sinulta puuttuu luotettava järjestelmä, jossa tehtäväsi ja tietosi pysyvät aina järjestyksessä, ajatuksesi täyttyvät kaikista asioista, joita pitäisi muistaa. Tämä rasittaa mieltäsi ja aiheuttaa jatkuvaa ylimääräistä stressiä. Sinun saattaa olla vaikeaa saada unta iltaisin, kun pelkäät unohtavasi jotakin tärkeää.

3. Työn ulkoistaminen ja delegointi on vaikeaa

Tehtävien ulkoistaminen ja delegointi muille on loistava tapa raivata aikaa tärkeille asioilllesi. Valitettavasti tehokas delegointi ei ole mahdollista, jos et ole dokumentoinut toimintatapojasi mihinkään tai jos sinulta puuttuu työkalu, jossa voit hallita tehtäviä ja niihin liittyviä tietoja yhteistyössä muiden kanssa.

4. Myynti- ja asiakastyösi ei ole järjestelmällistä

Jos sinulla ei ole toimivaa järjestelmää liidien ja myyntiprosessin hallintaan, myyntisi on tehotonta ja arvokkaita mahdollisuuksia (lue: rahaa!) menee sivu suun. Lisäksi ilman järjestelmällistä tapaa hallita asiakasprojekteja, asiakkaille tekemäsi työn laatu kärsii. Tämä puolestaan heikentää asiakkaiden tyytyväisyyttä palveluihisi.

5. Haaskaat aikaa toistuviin nippeleihin

Kun huomaat toistuvasti käyttäväsi aikaa samoihin yksinkertaisiin tehtäviin, on hyvä pysähtyä pohtimaan, voisiko tuon ajan käyttää fiksummin. Toimivien työnhallinnan järjestelmien avulla useimmat tällaiset tehtävät on mahdollista automatisoida, ulkoistaa tai jopa poistaa.

Miten yksinkertainen työnhallinnan järjestelmä muuttaa tilanteen

Yrityksesi työnhallinnan järjestäminen fiksusti ei vaadi ihmeellisiä IT-taitoja tai satojen monimutkaisten työkalujen opettelua. Yksinkertaiset työnhallinnan työkalut, kuten Notion, ClickUp, Trello ja Monday riittävät hyvin useimpien yrityksen asioiden hallintaan yhdessä paikassa.

Kun rakennat oman työnhallinnan järjestelmäsi tällaisen työkalun päälle, tulet huomaamaan monta positiivista muutosta elämässäsi. Esimerkiksi

•  Hallitset vihdoinkin työtäsi yhdessä järjestelmässä, jonka voit luottaa pitävän kaikki asiat järjestyksessä ja priorisoituina
•  Sinun on helpompaa keskittyä tärkeimpiin tehtäviisi ilman, että turhat häiriötekijät varastavat jatkuvasti huomiosi
•  Liidien ja asiakkaiden tiedot ovat järjestyksessä ja löydät kaiken tarvitsemasi vaivatta
•  Voit ulkoistaa tai delegoida tehtäviä tiimillesi helposti
•  Aikasi ei valu hukkaan toistuvien nippeleiden kanssa väkertäessä
•  Voit nukkua yösi rauhassa, kun tiedät asioiden hoituvan ajallaan

Taina Pereenniemi on erikoistunut auttamaan yrittäjiä pääsemään kaaoksesta kontrolliin räätälöityjen työnhallinnan järjestelmien avulla. Näin yrittäjä voi hallita kätevästi kaikki yrityksen asiat yhdessä paikassa, jolloin hän voi onnistuneesti keskittyä liiketoiminnan kasvattamiseen.

Varaa TÄSTÄ maksuton Notion-strategiapuhelu, jossa suunnittelemme miten sinä voisit hallita kaikki yrityksesi asiat yhdessä tarpeisiisi räätälöidyssä työnhallinnan järjestelmässä.